Dobrze opracowany wniosek

Drukuj

Wniosek uchwalony przez zebranie sołeckie w sprawie rozdysponowania przypadającej na sołectwo puli środków z funduszu sołeckiego powinien spełniać podstawowe wymogi ustawowe, aby nie został uznany przez wójta za nieprawidłowy i aby nie został z tego powodu odrzucony. Jakie to są wymogi? Są one wymienione w art. 4 ust. 2–4 i art. 1 ust. 3 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2009 r., Nr 52, poz. 420).

Jednak wniosek spełniający formalne wymogi niekoniecznie musi być dobry. Jaki jest więc dobry wniosek? To taki wniosek, który nie tylko będzie spełniał ustawowe wymogi, ale przedsięwzięcia w nim zawarte będą dobrze służyły mieszkańcom i będą przyczyniały się do wzrostu ich zainteresowania sprawami sołectwa, czyli będą ich aktywizować i służyć rozwojowi sołectwa.

Jednak oczywiście przystępując do opracowywania projektu wniosku i potem w ferworze dyskusji nad tym projektem na zebraniu wiejskim nie możemy dopuścić do tego, aby nam umknęły z pola widzenia owe formalne, ustawowe wymogi. Bo co z tego, że uchwalimy wniosek, który będzie spełniał oczekiwania mieszkańców i nawet chwilowo przyczyni się do ich integracji, do myślenia o sprawach sołeckich jako o „swoich" a nie „obcych", skoro później nie będzie mógł on być zrealizowany z powodu wad formalnych i odrzucenia przez wójta, albo zakwestionowania przez RIO wydatków budżetowych. Bo efektem tego będzie nie tylko utrata dla sołectwa środków z puli funduszu sołeckiego na dany rok budżetowy, ale też zniechęcenie mieszkańców i może nawet odwrócenie się od publicznych spraw lokalnych na długi okres albo na zawsze.


Nic w ostatniej chwili


Często się zdarza, że sołtys i rada sołecka w ostatniej chwili, czyli w przeddzień albo nawet w dniu 30 września, organizują zebranie wiejskie aby „środki funduszu sołeckiego" im nie przepadły i uchwalają cokolwiek we wniosku, aby tylko nie stracić tych pieniędzy. Uwaga! W br. dzień 30 września przypada na niedzielę, więc tak naprawdę na sporządzenie wniosku i na przekazanie go wójtowi, z uwagi na pracę urzędów gmin, sołtyski i sołtysi mają czas tylko do dnia 28 września w piątek. Nie odkładajmy jednak tej sprawy na sam koniec. W pośpiechu łatwo bowiem o fatalny w skutkach błąd. Bo nie ma już czasu dobrze przemyśleć i przedyskutować co jest najbardziej potrzebne mieszkańcom z dopuszczalnych przedsięwzięć ani nawet na zdobycie wiarygodnych informacji, które przedsięwzięcia są dopuszczalne. Generalnie są to zadania własne gminy, a nie obce zadania, np. powiatu albo województwa czy nawet państwa. Owe zadania własne gminy zaś są to wymienione w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Lektura tego przepisu daje jakieś pojęcie na co można a na co nie wydać środki funduszu sołeckiego. Szkopuł w tym, że są one tam wymienione bardzo ogólnie. Natomiast na łamach „Gazety Sołeckiej" i na portalu: www.funduszesoleckie. eu oraz w ostatnich trzech wydaniach „Poradnika radnego i sołtysa" można znaleźć odpowiedzi szczegółowe na najczęściej zadawane na ten temat pytania sołtysów. Można szukać odpowiedzi na te pytania także na portalu: www.funduszesoleckie. pl.

W ostatniej chwili nie zdążymy już także sprawdzić innych podstawowych faktów, np. czy nasza gmina w ogóle ma tytuł prawny do danej nieruchomości. Bo jeśli nie ma, to nie będzie można tam realizować żadnych inwestycji z puli funduszu sołeckiego choćby polegających na niewielkim remoncie albo zakupie wyposażenia obiektu (wyjątkiem będą tylko wydatki na rzecz OSP, ale nie w ogóle dla tej organizacji tylko takie, które będą służyć ochronie przeciwpożarowej oraz wydatki dla miejscowych organizacji pozarządowych na zadania, które będą zadaniami własnymi gminy, np. na zakup strojów albo sprzętu muzycznego dla zespołu tanecznego czy muzycznego!).

Być może okaże się jednak, że gmina będzie skłonna sporządzić z właścicielem umowę na dzierżawę albo najem danego budynku lub gruntu, co dałoby jej tytuł prawny do danej nieruchomości i w konsekwencji pozwoliłoby na wydatkowanie środków funduszu sołeckiego na budowę lub remont budynku i przeznaczenie go na świetlicę wiejską dla mieszkańców albo na zagospodarowanie terenu, np. w formie placu zabaw, boiska sportowego, skateparku itp. Ale to wymaga rozwiązania problemu przed przystąpieniem do sporządzania projektu wniosku, czyli rozmów i ustaleń z gminą oraz podpisania aktu notarialnego gminy z właścicielem uprzednio, a nie zabieraniem się za to za pięć dwunasta.

Dobry wniosek zatem to taki, w którym wszystko jest sprawdzone. Bywa niekiedy, że to nie uczestnicy zebrania wiejskiego, nie sołtys i nie członkowie rady sołeckiej formułują wniosek, tylko następnego dnia albo kilka dni po zakończeniu zebrania sporządza go... urzędniczka albo urzędnik oddelegowany przez wójta do obsługi technicznej zebrania. Wtedy zazwyczaj urzędnik formułuje wniosek na podstawie przebiegu zebrania, nierzadko na papierze podpisanym dla wygody przez sołtysa in blanco i to właśnie urzędnik następnie prze- kazuje go wójtowi. I nikt z sołectwa nie sprawdza, czy wniosek jest istotnie zgodny z uchwałą zebrania. Takie wyręczanie się kimś innym, nieuprawnionym jest przede wszystkim sprzeczne z ustawą. Oddanie komuś innemu wniosku do sformułowania, bez sprawdzenia nawet czy jego zapisy są zgodne z postanowieniami zebrania często kończy się też błędami formalnymi i jego odrzuceniem. Tak się zdarza jeśli urzędnik nie ma dostatecznej wiedzy albo nawet pomyli sołectwa jak w znanym redakcji przypadku wpisania inwestycji do realizacji... w innym sołectwie. Wszak sołtys i mieszkańcy sami nigdy by swojego sołectwa z innym nie pomylili.

Dobry wniosek zatem jest wypracowany w dyskusji z mieszkańcami, wpierw zaznajomionymi z podstawowymi zasadami funduszu sołeckiego, poprawnie sformułowany, z prawidłowym oszacowaniem kosztów na podstawie przybliżonych cen z rynku lokalnego i poprawnie uzasadniony.


Oszacowanie kosztów


Ceny te – jak uważa mec. Rafał Trykozko z RIO w Białymstoku – nie muszą być nadmiernie uszczegóławiane, np. do groszy ani złotych. Twierdzi on, że stosowanie większej szczegółowości kwot niż pełne setki nie ma sensu, bo wniosek nie jest miejscem na podawanie szczegółowych kwot a jedynie szacunkowych, ale na rzetelne określenie przewidywanych kosztów. Nadmierne rozdrabnianie kosztów nie ma – jego zdaniem – uzasadnienia w związku z tym, że i tak dokładne przewidzenie w chwili składania wniosku faktycznej wysokości wydatków w toku realizacji, tj. w następnym roku budżetowym nie jest możliwe.

Jednak co znaczy w związku z tym rzetelne oszacowanie kosztów? To uwzględnienie przy szacowaniu kosztów wszystkich składników przedsięwzięcia przy uwzględnieniu realnych cen na rynku lokalnym, a nie zdjętych z sufitu. Nie sposób się z tym nie zgodzić. Jeśli np. sołectwo chce wyremontować i rozbudować świetlicę wiejską poprzez dobudowę pomieszczeń na wc i szatnię, to nie wystarczy we wniosku wpisać tylko koszty zakupu materiałów budowlanych, terakoty, glazury i farb, które zostaną do tego przedsięwzięcia użyte, muszli klozetowych, umywalek i kranów, ale też zakupu materiałów do pokrycia dachem dodatkowych pomieszczeń, instalacji elektrycznej, wodnej. Jednak to nie wszystko: nie wolno zapomnieć o kosztach sporządzenia dokumentacji kosztorysowej, kosztach transportu materiałów i instalacji oraz urządzeń ze sklepu do świetlicy, kosztach prac murarskich, malarskich i montażu instalacji oraz urządzeń sanitarnych o ile wszystkich prac nie będą wykonywać sami mieszkańcy, bo i tak może się zdarzyć.

Prawidłowe oszacowanie kosztów to jednak nie jest sprawa prosta. O ile bowiem ceny materiałów budowlanych czy urządzeń sanitarnych bądź wyposażenia można ustalić stosunkowo łatwo, zwłaszcza jeśli korzysta się z internetu bądź telefonu, to już oszacowanie kosztów robót budowlanych czy instalacyjnych nie jest takie bezproblemowe. Informacje na temat cen robocizny w budownictwie co prawda zawarte są w publikacjach fachowych dla kosztorysantów i rzeczoznawców, ale zdobycie ich to też kłopot i koszt. Istnieje poza tym obawa popełnienia pomyłki przez laika, chyba że któryś z mieszkańców jest z zawodu projektantem budowlanym i pomoże albo sam oszacuje te koszty. Jeśli jednak takiej możliwości nie ma, najpewniejszą drogą będzie zwrócenie się o pomoc do pracownika urzędu gminy, który zajmuje się na co dzień sprawami inwestycji. Powinien on pomóc realnie oszacować te koszty. Nie może być w tym względzie wątpliwości, jako że planowane przedsięwzięcie ma być zadaniem inwestycyjnym gminy, ujętym następnie w budżecie gminnym.

Warto też wiedzieć, że wycena we wniosku wkładu własnego mieszkańców w postaci np. prac porządkowych, malarskich czy nawet prostych prac budowlanych – nie jest potrzebna. Bowiem oszacowanie kosztów ma na celu wskazanie wydatków, ale tylko z budżetu gminy, potrzebnych do wykonania przedsięwzięcia wskazanego we wniosku. Bezwzględnie jednak trzeba ten udział we wniosku zaznaczyć, a nawet konieczne jest dołączenie do uchwały zebrania wiejskiego uchwalającej wniosek deklaracji mieszkańców z imiennymi podpisami o nieodpłatnym wykonaniu prac budowlanych w świetlicy w takim i takim zakresie, prac malarskich czy porządkowych wokół świetlicy. W przeciwnym przypadku zachodzi obawa, że wniosek zawiera zaniżone koszty. Napisanie zaś, że dany zakres prac zostanie nieodpłatnie wykonany przez mieszkańców uzasadni, dlaczego w ogólnym szacunku nie zostały przewidziane pewne koszty. To zaś zapobiegnie odrzuceniu wniosku przez wójta z powodu zaniżenia kosztów. Jeśli bowiem wójt uzna, że koszty zostaną zaniżone w istotny sposób, to może to być podstawą odrzucenia przez niego takiego wniosku właśnie z powodu przekroczenia przypadającej sołectwu kwoty. W ustawie o funduszu sołeckim znajduje się bowiem wyraźne zastrzeżenie, że wskazanie przedsięwzięć ma być „w ramach środków określonych dla danego sołectwa" (art. 4 ust. 2). Tak więc odradzam pomysł, aby celowo zaniżyć koszty, aby nie pokazać, że będzie to faktycznie więcej kosztowało niż kwota przypadająca na sołectwo. Bo może jakoś to przejdzie. Takie kalkulację psu na budę się zdadzą, jeśli wójt odrzuci z tego powodu wniosek, żeby sobie nie narobić kłopotów. A będzie miał formalną podstawę do odrzucenia wniosku, bo w ustawie jest wyraźny przepis.

Zawyżenie kosztów nie jest tak groźne, bo nie będzie skutkować odrzuceniem wniosku. Konsekwencją zapewne będzie tylko przepadek przez sołectwo części środków zawyżonych w stosunku do kosztów faktycznie poniesionych na realizację przedsięwzięcia. Wójt bowiem nie będzie mógł tych niewykorzystanych środków wydać w trybie ustawy o funduszu sołeckim. Mógłby co prawda je wydać na cele uzgodnione z sołectwem, gdyby okazał dobrą wolę, ale nie będzie mógł tych wydatków w budżecie ująć jako wydatki z puli funduszu sołeckiego. Zaś w rezultacie nie będzie mógł się ubiegać o refundację tych środków z budżetu państwa, a tylko tych, które faktycznie zostały wydane na przedsięwzięcie, czyli jedynie kwalifikujących się jako środki z puli funduszu sołeckiego.

Ani znaczne zaniżenie ani zawyżenie kosztów nie jest więc dobre. Jednak istotne zaniżenie grozi odrzuceniem wniosku, a zawyżenie tylko przepadkiem niewykorzystanej części kwoty przypadającej sołectwu.

Warto więc pomyśleć nad tym, że kiedy wniosek jest uchwalany za pięć dwunasta, to wtedy często nie ma już czasu sprawdzić wielu faktów i informacji, w tym takich podstawowych jak to czy ceny wpisane do szacunku kosztów nie są księżycowe.


Przyczyny odrzucenia wniosku

Pamiętajmy przy tym, że wniosek może być odrzucony tylko z powodów niespełnienia wymogów formalnych. Ani wójt ani rada gminy (ani nawet Regionalna Izba Obrachunkowa) nie mają ustawowego uprawnienia do kwestionowania przedsięwzięcia z innych powodów niż niezgodność formalna z przepisami ustawowymi. Nie mogą więc zarzucić, że wydatki są niecelowe albo niesłuszne albo nieracjonalne, jeśli przedsięwzięcia ujęte we wniosku są dopuszczalne, gdyż mieszczą się w zadaniach własnych gminy i spełniają wszystkie pozostałe formalne wymogi. Nie można domagać się od sołectwa, aby wpisało do wniosku takie przedsięwzięcia, których sobie życzy wójt albo rada gminy, ale nie chcą ich mieszkańcy.

Często słyszę od sołtysów takie oto narzekanie, że sołectwo nie dysponuje żadnymi obiektami, a nawet nie ma nieruchomości gminnych, na których można by zrealizować inwestycje z funduszu sołeckiego. Nie ma więc na co wydać tych pieniędzy – twierdzą. Dziwię się takiemu rozumowaniu. Po pierwsze z funduszu sołeckiego nie muszą być realizowane tylko i wyłącznie inwestycje typu budowa albo remont świetlicy wiejskiej bądź placu zabaw dla dzieci. To mogą być przedsięwzięcia „miękkie", nieinwestycyjne m.in. inwentaryzacja dziedzictwa, np. historycznego, kulinarnego, architektonicznego, obyczajowego, przyrodniczego itp. danej miejscowości, może być organizacja imprez albo wydawnictw z tym związanych, może to być kultywowanie tego dziedzictwa, może być inscenizacja wydarzeń historycznych, wszystko, co posłuży umacnianiu więzi między mieszkańcami, co będzie budować poczucie ich przynależności do wspólnoty i obudzi aktywność, chęć do wspólnego działania, co będzie służyć rozwojowi sołectwa.
Jeśli jednak sołtys i rada sołecka naprawdę nie mają pomysłu na co przeznaczyć przypadającą sołectwu kwotę, powinni po prostu zapytać o to mieszkańców zanim zwołają zebranie wiejskie mające uchwalić formalnie wniosek. Warto w związku z tym, i w każdej sytuacji nawet wtedy, gdy sołtys ma wizję jakie to mogą być przedsięwzięcia, przygotować wcześniej pytania w formie ankiety zachęcającej mieszkańców do udziału w spotkaniu roboczym, poinformować jaka kwota jest do dyspozycji sołectwa i na jakiego typu przedsięwzięcia może być przeznaczona. Następnie można zebrać zgłoszone pomysły a potem zlecić opracowanie wniosku zawierającego konkretne przedsięwzięcia pomysłodawcy albo powierzyć opracowanie wniosku sołtysowi, radzie sołeckiej albo grupie aktywnych mieszkańców wyrażających chęć przygotowania projektu. Na właściwym zebraniu wiejskim dyskusja nad 2–3 projektami gotowych wniosków, ułatwi sprawiedliwy i demokratyczny wybór konkretnego przedsięwzięcia i ujęcie go w formalnym wniosku.
Nie będzie wtedy obawy, że przedsięwzięcie będzie nieprawidłowe formalnie a przede wszystkim, że nie będzie akceptowane przez mieszkańców. Bo ci, którzy nie uczestniczyli w tych zebraniach nie będą mogli potem mieć pretensji, że wybrane przedsięwzięcie nie jest zgodne z ich oczekiwaniami. Co najwyżej mogą mieć pretensje do siebie samych. Wszak nieobecni nie mają racji.
Przypomnijmy więc pokrótce jakie są te formalne wymogi! Otóż zarówno sporządzając projekt wniosku jak i uchwalając go należy pamiętać, że:
1. Sołectwo ma prawo przeznaczyć środki funduszu sołeckiego tylko na zadania będące zadaniami własnymi gminy. Jeśli będą to zadania powiatu albo województwa, albo chcemy wydać pieniądze na inwestycję na nieruchomości, do której gmina nie ma tytułu prawnego, to wniosek jako wadliwy powinien zostać odrzucony przez wójta. Nawet jeśliby wójt tego nie uczynił, to z pewnością wkroczy z nadzorem Regionalna Izba Obrachunkowa i zakwestionuje klasyfikację takich wydatków jako wydatków z funduszu sołeckiego.
2. We wniosku sołectwo musi podać konkretne przedsięwzięcia, na które chce przeznaczyć środki z puli funduszu sołęckiego, bo ogólne sformułowanie typu: „na działalność kulturalno-oświatową" albo np. „na działalność remontową" spowoduje odrzucenie wniosku. W ustawie o funduszu sołeckim – w art. 4 ust. 3 jest bowiem wyraźna dyspozycja, że wniosek ma zawierać: „wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji". Nie mogą to być więc ogólnikowe stwierdzenia, tylko konkretnie wskazane przedsięwzięcie albo kilka konkretnych przedsięwzięć.
3. We wniosku nie może zabraknąć oszacowania kosztów, przy czym nie mogą one być znacznie niedoszacowane czyli znacznie zaniżone w stosunku do kwoty przypadającej na sołectwo. Nie powinny być też przeszacowane, ale to skutkować będzie tylko utratą tej części kwoty, która faktycznie nie została wydana na realizację z tego powodu, że koszty realizacji były niższe.
4. Błędem będzie zadysponowanie przedsięwzięcia inwestycyjnego na terenie sąsiedniego sołectwa, choćby nasi mieszkańcy korzystali też z obiektu, na którego remont lub wyposażenie chcą przeznaczyć swoje środki funduszu sołeckiego. To będzie podstawa do odrzucenia wniosku (przy czym obozy, kolonie dla dzieci mogą być realizowane poza sołectwem i nawet gminą).
5. Przekroczenie terminu 30 września na złożenie wniosku wójtowi będzie skutkować nieważnością wniosku. Wójt nawet gdyby bardzo chciał nie będzie mógł takiego wniosku zrealizować.
6. Wniosek może być zakwestionowany, jeśli wójt albo organ nadzoru dopatrzy się, że zebranie wiejskie, które go uchwaliło było nieprawomocne, np. że nie było kworum, albo na wyniku głosowania zaważyły głosy osób nieuprawnionych, tj. nie mających statusu stałego mieszkańca.
Nieprawidłowe uzasadnienie może także spowodować zakwestionowanie wydatków ujętych we wniosku przez niektóre bardziej restrykcyjne RIO, np. z powodu braku wymienienia zadań ujętych literalnie w art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Bezpieczniej więc będzie pisząc np., że dane przedsięwzięcie służyć ma integracji mieszkańców podać w uzasadnieniu dodatkowo sformułowania z ustawy o samorządzie gminnym z art. 7. Inaczej mówiąc trzeba napisać jakie zadania własne gminy wymienione w tym przepisie będą realizowane za pomocą danego przedsięwzięcia. A więc np. że dzięki organizacji przez mieszkańców ze środków przypadających z puli funduszu sołeckiego festynu z okazji „Dni naszej miejscowości" będzie realizowane zadanie własne gminy polegające na tworzeniu warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych oraz wdrażaniu programów aktywności obywatelskiej oraz zadanie własne obejmujące sprawy kultury. Albo, że wydanie kalendarza sołeckiego z datami imprez w sołectwie i informacjami turystycznymi, o zabytkach, obyczajach, dziedzictwie historycznym, kulinarnym itp. będzie służyć realizacji zadania własnego gminy polegającego na promocji gminy. Jest to szczególnie istotne przy zadaniach miękkich typu: festyn, wydawnictwo, kolonie, impreza KGW itp. Na przykład w razie zakupu sprzętu muzycznego i strojów dla zespołu folklorystycznego należałoby wskazać jako uzasadnienie podtrzymywanie dziedzictwa kulturowego poprzez zachowanie i odtwarzanie pieśni ludowych, muzyki, obrzędów, tradycji i strojów przez zespół, a także promocję gminy poprzez umożliwienie udziału zespołu w przeglądach, koncertach wyjazdowych i innych imprezach dzięki zakupowi tych strojów.

Przykładowa propozycja wniosku PDF

Janina Jastrzębiec

Gazeta Sołecka, nr. 7(235), ABC FUNDUSZU SOŁECKIEGO, str. I-IV