• Zobacz więcej

Owocne zebranie wiejskie

Drukuj

Podstawowym warunkiem przyznania na przyszły rok budżetowy konkretnemu sołectwu środków z funduszu sołeckiego jest złożenie uchwalonego przez zebranie wiejskie wniosku do wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Wymóg ten wynika z przepisu art. 4 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim z dnia 20 lutego 2009 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 52 poz. 429). Ale nie jest to jedyny formalny warunek, które trzeba spełnić (więcej na ten temat – poniżej).

Poza tym aby rezultat działań zmierzających do sfinansowania z funduszu sołeckiego jednego lub kilku przedsięwzięć okazał się skuteczny, należy też postarać się o to, aby zebranie uchwalające wniosek było dobrze przygotowane. Pozwoli to bowiem uniknąć porażek i rozczarowań. Aby to osiągnąć trzeba przede wszystkim postarać się, aby w zebraniu uczestniczyła jak największa liczba mieszkańców, aby byli oni poinformowani na co można przeznaczyć przypadającą im kwotę a na co nie i aby wybór przedsięwzięcia był ich autentycznym wyborem, a nie urzędnika gminnego albo wójta.


Najpóźniej do 30 września


Aby wniosek uchwalony przez zebranie wiejskie był ważny z punktu widzenia prawnego należy spełnić kilka wymogów. Przede wszystkim zebranie wiejskie, na którym ów wniosek ma być uchwalony musi być zwołane i przeprowadzone w terminie przed dniem 30 września roku poprzedzającego rok realizacji i finansowania przedsięwzięcia z funduszu sołeckiego. Nie powinno się tego robić w ostatniej chwili, np. w dniu 30 września o godz. 18.00, bo zgodnie z przepisem art. 4 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim dzień 30 września to nieprzekraczalny termin na przekazanie przez sołtysa wójtowi już uchwalonego wniosku. O tej porze zazwyczaj urząd gminy już nie pracuje, a przecież na wniosku musi być przystawiona pieczątka z datą jego przyjęcia. Sołtys musi więc mieć czas na fizyczne złożenie tego wniosku wójtowi. Złożenie wniosku choćby o jeden dzień później, nawet jeśli będzie on poprawny pod innymi względami, będzie bowiem skutkować nieważnością wniosku. Wójt nie będzie mógł nie odrzucić takiego wniosku. Nie będzie mógł go przyjąć, bo zabrania mu tego przepis art. 4 ust. 5 ustawy o funduszu sołeckim.

Przede wszystkim może się zdarzyć, że z różnych powodów, np. braku kworum na zebraniu wiejskim albo z powodu różnicy zdań i niemożności uzgodnienia jednego stanowiska co do wyboru przedsięwzięcia, zebranie wiejskie trzeba będzie zwołać jeszcze raz. A wtedy zważywszy na przepisy w statutach sołectw dotyczące trybu zawiadamiania mieszkańców o zebraniu (zazwyczaj stanowią one, że zawiadomienie o miejscu i dacie zebrania wiejskiego sołtys wywiesza z tygodniowym wyprzedzeniem przed wyznaczonym terminem tego zebrania) może zabraknąć już czasu na ponowienie zebrania wiejskiego. A wtedy kwota przypadająca sołectwu z puli funduszu sołeckiego przepadnie wraz z nadwyżką budżetową w budżecie gminy i tylko od woli rady gminy i wójta będzie zależeć czy zgodzą się oni na przekazanie jakichkolwiek pieniędzy sołectwu do zadysponowania przez nie. Jakby nie było to straci i sołectwo i gmina, która nie będzie mogła się ubiegać o refundację z budżetu państwa części wydatków w trybie ustawy o funduszu sołeckim.

Tak więc zalecamy, aby sołtysi zwoływali zebranie wiejskie mające uchwalić wniosek do wójta jeszcze w sierpniu albo najpóźniej do połowy września.


Sztuka właściwie uzasadnić


Pamiętajmy też o tym, że uchwalony wniosek nie tylko musi określać przedsięwzięcie (lub przedsięwzięcia), będące zadaniem własnym gminy, ale także szacunek jego kosztów oraz uzasadnienie. W uzasadnieniu nie używajmy raczej kwiecistych, czy obrazowych określeń, choćby nawet najbardziej słusznych, ale starajmy się użyć określeń ustawowych. Miejmy bowiem na uwadze, że uzasadnienie oceniać będzie nie tylko życzliwy nam wójt bądź burmistrz, ale także urzędnik z Regionalnej Izby Obrachunkowej, dla którego istotne jest czy wniosek jest zgodny z literą prawa. Jeśli więc np. chcemy podkreślić, że dane przedsięwzięcie, np. zorganizowanie przez mieszkańców obchodów święta ich miejscowości, służyć ma integracji mieszkańców to dodajmy koniecznie określenie z art. 7 ust. 1 pkt 17, że także „tworzy warunki do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów aktywności obywatelskiej".



Prawomocność zebrania



Ważne musi być też samo zebranie wiejskie. Niestety, żaden przepis ustawowy nie precyzuje kiedy zebranie wiejskie jest ważne, a kiedy nie jest. To, zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 wraz z późniejszymi zmianami), powinien określać statut konkretnego sołectwa, który jest aktem prawa miejscowego uchwalonym przez konkretną radę gminy. Tak więc w statucie każdego sołectwa powinny się znajdować przepisy precyzujące w jakim trybie zawiadamia się mieszkańców o zwołaniu zebrania wiejskiego (czyli w jaki sposób, gdzie i w jakim terminie i jakiemu tematowi ma być poświęcone, a nawet to w jakim terminie przed zebraniem ma być podana mieszkańcom informacja), kto ma kompetencję zwołania zebrania i jego prowadzenia, kiedy jest kworum przy podejmowaniu uchwał oraz jaki rodzaj większości obowiązuje przy ustaleniu wyników głosowania: zwykły, bezwzględny czy kwalifikowany. Ponadto statut powinien zawierać przepisy regulujące powołanie protokolanta i komisji uchwał oraz wniosków a także precyzować to co musi znależć się w protokole. Aby uchwała zebrania wiejskiego uchwalająca wniosek zawierający przedsięwzięcia do sfinansowania z funduszu sołeckiego była prawomocna, musi ona być podjęta w zgodzie z tymi formalnymi szczegółowymi uregulowaniami znajdującymi się w statucie tego konkretnego sołectwa.W większości przypadków – poza wyborami oraz odwołaniem sołtysa i rady sołeckiej – zwołanie zebrania wiejskiego, określenie jego miejsca oraz terminu a także prowadzenie jest to według statutu sołectwa wyłączna kompetencja sołtysa. Jednak należy pamiętać, że w przypadku zebrania wiejskiego mającego na celu uchwalenie wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego na określone przedsięwzięcie – ustawa o funduszu sołeckim przepisem art. 4 ust. 2 przewiduje, że z inicjatywą w tej sprawie może wyjść nie tylko sołtys, ale też rada sołecka albo nawet grupa minimum 15. pełnoletnich mieszkańców sołectwa. A takie sytuacje, że mieszkańcy chcą wziąć sprawy w swoje ręce, kiedy sołtys jest nieaktywny wcale nie są niemożliwe. One się zdarzają. I przepisy w statucie sołectwa powinny uwzględniać także taką okoliczność, kiedy sołtys po prostu nie chce zwołać zebrania, a mieszkańcy – przeciwnie. Wydaje się, że wówczas zebranie wiejskie musiałoby być zwołane przez sołtysa, gdyby z wnioskiem o to zwróciła się do niego rada sołecka albo grupa minimum 15. mieszkańców. Mogłoby być także zwołane albo przez samą radę sołecką albo ową grupę 15. pełnoletnich mieszkańców bądź też zarządzone decyzją wójta lub postanowione uchwałą rady gminy – podjętą w trybie nadzoru nad działalnością sołectwa – na wniosek 15. pełnoletnich mieszkańców lub na wniosek rady sołeckiej. W sprawach spornych należy mieć na uwadze fakt, że przepisy ustawowe, a więc właśnie przepis art. 4 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim, obowiązują bez względu na to, czy okoliczność podjęcia inicjatywy przez radę sołecką albo mieszkańców przewidują przepisy w statucie sołectwa czy nie. Bowiem statut sołectwa jest aktem prawa niższego rzędu niż ustawa.Tryb zawiadamiania mieszkańców o terminie, temacie i miejscu zebrania wiejskiego jest zróżnicowany i przeważnie uzależniony od liczby mieszkańców. W większości przypadków w statutach sołectw informację o terminie, miejscu i temacie zebrania wiejskiego podaje się do wiadomości mieszkańców 7 dni przed samym zebraniem. W statutach sołectw często znajduje się też krótkie sformułowanie, że mieszkańców zawiadamia się o zebraniu w „sposób zwyczajowo przyjęty", a to może oznaczać różne sposoby informowania. W sołectwach zamieszkanych przez małą liczbę osób gdzieniegdzie stosuje się jeszcze tzw. kurendę pamiętającą czasy średniowiecza. Kurenda jest to puszczenie przez sołtysa w obieg od domu do domu pisma z informacją zawiadamiającego kiedy gdzie ma się odbyć zebranie wiejskie i czemu będzie poświęcone. Pismo to jest kierowane kolejno do odbiorców, którzy przesyłają je sobie wzajemnie, zaznaczając fakt przyjęcia do wiadomości treści pisma przez złożenie na nim swoich podpisów. Jest to doskonały sposób, bowiem obliguje każdego kto tę informację otrzymał, po pierwsze – aby ją przekazał dalej, a po drugie – aby sam przyszedł na zebranie skoro złożył na kartce swój podpis. To bowiem odbiera argument, że się nie wiedziało o zebraniu i mobilizuje do obecności na nim, aby potem „nie świecić oczami" przed sąsiadami.W większych sołectwach mieszkańcy są zawiadamiani o zebraniu wiejskim przez wywieszenie zawiadomienia na tablicy ogłoszeń znajdującej się przy domu sołtysa, bądź w przypadku bardzo rozległego i liczebnego sołectwa – w kilku miejscach. Reasumując: bez znajomości przepisów dotyczących trybu zwołania i przeprowadzenia zebrania wiejskiego w statucie swojego sołectwa nie da się uniknąć błędów formalnych. A nie jest to nieistotne, bo błędy formalne mogą podważyć prawomocność wniosku uchwalonego przez zebranie. I nie jest to szczegół bez znaczenia, tylko sprawa ważna, ponieważ Regionalne Izby Obrachunkowe obecnie biorą pod lupę wszystkie kwestie formalne dotyczące wydatkowania środków z puli funduszu sołeckiego, w tym także badają czy same zebrania wiejskie, które uchwaliły wniosek następnie przekazany wójtowi, były prawomocne.


Głosowanie, kworum
 

Przeważnie w statutach sołectw znajduje się przepis, że uchwały zebrania wiejskiego dotyczące wszystkich spraw podejmuje się zwykłą większością głosów. Oznacza to, że dany wniosek jest uchwalony wtedy, gdy więcej osób biorących udział w głosowaniu opowiada się za tym wnioskiem niż przeciw niemu. Warto wiedzieć, że głosy wstrzymujące się nie są wliczane do wyniku. Wniosek jest więc uchwalony, gdy za nim opowiedziała się co najmniej połowa liczby głosujących plus jeszcze jedna osoba. Czym innym jest kworum, czyli minimalna obecność uczestników niezbędna dla ważności zebrania, a więc liczba mieszkańców wystarczająca, by zebranie było prawomocne, czyli zdolne do podjęcia ważnej uchwały. W wielu statutach nie ma przepisów dotyczących tej sprawy. Ale część je zawiera. Kworum jest określane najczęściej procentowo albo jako dziesiętna część (1/10 lub 1/20) liczby mieszkańców uprawnionych do głosowania. Czasami statut określa kworum w liczbach bezwzględnych, czyli np. że musi być obecnych stu mieszkańców uprawnionych do głosowania. Jeśli w statucie sołectwa nie ma żadnych przepisów dotyczących kworum zebranie uchwalające wniosek będzie ważne bez względu na to ilu mieszkańców na nie przyjdzie. Jednak sołtysowi powinno zależeć na tym, aby przyszło ich jak najwięcej, ponieważ owocne zebranie wiejskie to nie tylko takie, które spełnia wymogi formalne wynikające ze statutu sołectwa. Owocne zebranie wiejskie uchwalające wniosek w sprawie przeznaczenia kwoty z puli funduszu sołeckiego to takie zebranie, które da mieszkańcom realną możliwość przedyskutowania zgłoszonych jednostkowych propozycji, opracowania szacunku ich kosztów i uzasadnienia oraz wyboru spośród nich przedsięwzięć możliwych do sfinansowania z puli funduszu sołeckiego i najbardziej odpowiadających woli większości. To zaś wymaga nie kameralnego spotkania w małym gronie, lecz jak najliczniejszego uczestniczenia mieszkańców w zebraniu, zabierania przez nich głosu, formułowania propozycji i wspólnego wypracowania jednej opcji.


Jak dotrzeć z informacją


Sprawą niezmiernie ważną jest aby w zebraniu wiejskim uczestniczyła jak największa liczba mieszkańców sołectwa, bo wtedy podejmowanie przez nie decyzji będzie miało sens. Ale aby tak się stało musimy dołożyć starań, aby informacja o zebraniu dotarła do jak największej liczby mieszkańców. Powinniśmy sięgnąć po bardziej skuteczne niż tylko wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń sposoby dotarcia z tym komunikatem do mieszkańców, nie zaniedbując przy tym trybu określonego statutem, aby nie narazić się na zarzut, że nie spełniony został wymóg statutowy. Jakie to mogą być sposoby? Należy przede wszystkim zastanowić się, gdzie najczęściej udają się nasi mieszkańcy. Tymi miejscami mogą być np.: sklep spożywczy, przystanek autobusowy lub kolejowy, apteka, przychodnia zdrowia itp. Następnie w tych właśnie miejscach należy umocować dobrze widoczną informację o zebraniu, wyróżniając ją graficznie, aby przyciągała uwagę. Dobrze jest podać kwotę przeznaczoną do wykorzystania przez sołectwo i krótko wyjaśnić dlaczego warto przyjść na zebranie. Warto w informacji także zachęcić mieszkańców, aby przyszli ze swoimi pomysłami na wykorzystanie tej kwoty. Ale bezpiecznie jest ogólnie zastrzec, że mogą to być tylko takie zadania, które należą do gminy.

O pomoc w upublicznieniu informacji o zebraniu możemy się zwrócić np. do księdza proboszcza, aby podczas kolejnych mszy przeczytał zawiadomienie z ambony i zachęcił wiernych do udziału w zebraniu. Możemy poprosić o pomoc dyrektora miejscowej szkoły, aby poprzez dzieci przekazał informację rodzicom i dziadkom. Sołtysi coraz częściej wykorzystują fakt rozpowszechnienia telefonów komórkowych i część z nich wysyła sms-y swoim mieszkańcom. Jest to bardzo dobry sposób dotarcia z informacją do znacznej części społeczności sołeckiej.

Nigdzie nie jest jednak powiedziane, że można zwołać tylko jedno zebranie wiejskie poświęcone wypracowaniu wniosku. Mogą być dwa, tak jak to się odbyło w sołectwach w gminie Pyrzyce w woj. zachodniopomorskim, albo nawet więcej. Można np. zorganizować jedno albo dwa zebrania robocze, a jedno formalne. Trzeba tylko pamiętać, aby nie nadawać zebraniu roboczemu formy statutowego zebrania kończącego się podjęciem prawomocnej uchwały. Warto też przygotować harmonogram, czyli plan zebrania roboczego, aby zakończyło się ono konkretnym rezultatem, gdyż mieszkańcy mogą się zniechęcić do udziału w kolejnym zebraniu i stracić chęć do dalszej współpracy w społeczności i na jej rzecz. Konkretnym rezultatem roboczego zebrania może być przekazanie uczestnikom informacji na jakiego rodzaju przedsięwzięcia można przeznaczyć kwotę przypadającą na sołectwo, jaka jest wysokość tej kwoty i następnie przyjęcie zgłoszonych wniosków, ich przedyskutowanie, a na końcu powierzenie zgłaszającym opracowania szacunku kosztów i uzasadnienia na „właściwe" zebranie wiejskie.

W gminie Pyrzyce w 2009 r. dzięki wsparciu Pyrzyckiej Akademii Zmiany i Stowarzyszenia „Politem" ze Szczecina mieszkańcy zostali bardzo dobrze, wręcz wzorcowo, przygotowani do uczestnictwa w zebraniach nt. rozdysponowania przypadającej na ich sołectwa kwoty z puli funduszu sołeckiego na rok budżetowy 2010 i na kolejne lata. Sołtysi i sołtyski odwiedzili wszystkie domy w swoich sołectwach wręczając w każdym z nich domownikom ulotkę zawierającą informację o terminie i miejscu spotkania nt. funduszu sołeckiego a także jaka konkretna kwota jest do ewentualnego wykorzystania przez dane sołectwo z funduszu sołeckiego i jaki jest termin, do którego zabranie wiejskie musi podjąć ostateczną decyzję nt. przeznaczenia tej kwoty. Każda ulotka była podpisana przez sołtysa lub sołtyskę. Poza tym znajdowała się w nich treść zachęcająca mieszkańców, aby zastanowili się nad pomysłami na co wykorzystać przypadającą sołectwu kwotę funduszu sołeckiego, aby zapisali te pomysły i przedstawili je na zebraniu wiejskim. Zostały też przygotowane plakaty do wywieszenia w miejscach, z których najczęściej korzystają mieszkańcy, np. na przystankach autobusowych, w sklepach itp. Następnie na pierwszym, jeszcze nieformalnym, zebraniu wiejskim, a ściślej na spotkaniu mieszkańców, zebrane zostały pomysły na wykorzystanie funduszu sołeckiego, a ich autorzy otrzymali zadanie przygotowania kosztorysów. Zapisano kto jest odpowiedzialny za przygotowanie kosztorysów oraz jaki jest termin ich przekazania do sołtysów. Po pierwszym spotkaniu wszyscy mieszkańcy zostali poinformowani o pomysłach na projekty oraz przewidywanym terminie następnego zebrania wiejskiego.

Przed drugim zebraniem wiejskim już formalnym została przygotowana następna ulotka i plakat, w których również znajdowała się informacja dla mieszkańców o miejscu zebrania wiejskiego, terminie, tematyce i kwocie funduszu sołeckiego do ewentualnego wykorzystania przez sołectwo. Przedstawiono w nich także przedsięwzięcia do sfinansowania z funduszu zaproponowane przez mieszkańców i koszty ich realizacji, aby każdy kto zamierzał przyjść na zebranie wcześniej mógł przemyśleć i ocenić te propozycje, aby być przygotowanym do dyskusji. Podobnie jak przed pierwszym spotkaniem, ulotki były osobiście rozniesione przez sołtysów i sołtyski, zaś plakaty rozwieszone w najbardziej uczęszczanych miejscach.

I dopiero po takim przygotowaniu, na tym drugim zebraniu wiejskim po dyskusji wybrano poprzez głosowanie jedno konkretne przedsięwzięcie albo dwa lub więcej, jeśli kwota przypadająca na sołectwo okazała się wystarczająca do sfinansowania kilku propozycji. Warto dodać, że w przeprowadzeniu właściwego zebrania sołtyskom i sołtysom także pomogli fachowcy ze Stowarzyszenia „Politem" ze Szczecina Dzięki temu w 2010 r. w Pyrzycach wszystkie sołectwa uchwaliły i w terminie przekazały poprawne wnioski, zawierające potrzebne mieszkańcom przedsięwzięcia, które następnie zostały zrealizowane. Jest to istotne, zważywszy na fakt, że w wielu gminach nie wszystkie uchwalone i przekazane wójtowi wnioski są potem realizowane. Ale tak dobre przygotowanie mieszkańców do udziału w zebraniu wiejskim kluczowym dla rozdysponowania środków funduszu sołeckiego w Pyrzycach nie byłoby możliwe bez życzliwej aprobaty władz tej gminy. Warto dodać, że do stałych kontaktów z sołectwami i sołtysami utworzono w Urzędzie Miasta w Pyrzycach specjalne stanowisko urzędnicze. Pyrzyce są wzorem profesjonalnego przygotowania mieszkańców do udziału w zebraniu wiejskim, z którego można i należy czerpać inspiracje. Oczywiście nie każdy może liczyć na pomoc profesjonalistów i nie każdego stać na wydrukowanie ulotek. Ale można przecież uczynić to dużo mniejszym kosztem używając do ułożenia tekstu komputera, a po wydrukowaniu powielając przy pomocy kserokopiarki.


Techniki prowadzenia Zebrania



Nie wystarczy tylko mieszkańców dobrze poinformować o zebraniu. Trzeba też dobrze poprowadzić zebranie. Dobrze to znaczy skutecznie! Zebranie musi się zakończyć konkretnym rezultatem, tak jak było to w gminie Pyrzyce. Jeśli przeprowadzamy zebranie wstępne to musi się ono zakończyć spisaniem propozycji i zobligowaniem autorów tych propozycji do przygotowania na określony termin szacunku kosztów. Jeśli prowadzimy zebranie zasadnicze to musi się ono zakończyć wybraniem spośród wszystkich zgłoszonych propozycji tych, które najbardziej odpowiadają większości uczestników zebrania poprzez ich uchwalenie w formie wniosku. Aby jednak zebranie nie zakończyło się niczym i nie ugrzęzło w jałowych dyskusjach nie na temat, albo w sporach czy nawet kłótniach – prowadzący zebranie sołtys musi panować nad jego przebiegiem.

Pamiętajmy, że w każdej społeczności znajdzie się przynajmniej jedna osoba, która czuje się niedowartościowana i kiedy tylko ma możność potrafi mówić godzinami na forum publicznym (nie zawsze na temat), aby tylko siebie zaprezentować. Jeśli nie będziemy potrafili zdyscyplinować mieszkańców do zwięzłego wyrażania swoich opinii, to takie osoby mogą nam położyć na łopatki całe zebranie. Nie należy też dopuścić do tego, aby podczas zebrania doszło do kłótni między mieszkańcami. Pamiętajmy, że człowiek dotknięty albo urażony może storpedować nasze przedsięwzięcie jeśli nie to, to jakieś inne. A na wrogów nie możemy sobie pozwolić. Dlatego na samym początku dobrze jest ustalić i je przekazać zebranym zasady porządkowe np. tego typu: „przed zebraniem wyłączamy telefony komórkowe i nie korzystamy z nich w jego trakcie", „nie przerywamy sobie", „nie krytykujemy siebie", nie palimy papierosów", „jedna osoba ma prawo zabrać głos 3 razy maksymalnie po trzy minuty".

Często sołtysi nie doceniają siły informowania mieszkańców o rezultatach zebrania. Pamiętajmy, że sprawą niezmiernie ważną do budowania zaufania i zachętą do angażowania się mieszkańców na przyszłość jest informowanie także tych, którzy w zebraniu nie uczestniczyli o jego rezultatach. Może ich to zachęcić do uczestniczenia w kolejnych zebraniach. Natomiast dla tych, którzy w zebraniu brali udział przeczytanie takiej informacji będzie znaczyło, że ich czas nie poszedł na marne, że przedsięwzięcie miało sens, a sołtys traktuje ich poważnie i jest osobą solidną oraz odpowiedzialną.

Ewa Pełnia

Gazeta Sołecka, nr. 5(233), ABC FUNDUSZU SOŁECKIEGO, str. I-IV